Costituire una società all’estero è perfettamente lecito. A fare la differenza, nel 2025–2026, è la sostanza: dove si prendono davvero le decisioni strategiche, dove operano organi e persone, dove si trovano conti, dati e clienti. Se questi tasselli convergono in Italia, anche una società con sede legale fuori confine rischia la riqualificazione della residenza fiscale e l’accusa di esterovestizione.
Questa guida pratica, pensata per imprenditori, CFO e tax manager, spiega come prevenire e difendersi: quadro normativo (art. 73 TUIR, prassi AE), giurisprudenza di legittimità più recente (Cass. 3386/2024; 17289/2024; 23707/2025), criteri UE su libertà di stabilimento e wholly artificial arrangements, “puzzle della sostanza” con esempi concreti, fascicolo probatorio, policy di governance, protocollo Giorno 0 in caso di verifica, errori da evitare, FAQ e conclusione operativa.

1) Che cos’è l’esterovestizione (e cosa non è)

Comprendere il perimetro evita fraintendimenti pericolosi. Per esterovestizione si intende la situazione in cui una società, formalmente estera, viene in realtà amministrata o diretta dall’Italia; perciò, l’Amministrazione ne contesta la residenza fiscale italiana ai sensi dell’art. 73 TUIR (criteri: sede legale, sede dell’amministrazione, oggetto principale). Non si tratta di una fattispecie “penale” autonoma: è una riqualificazione che trascina imposte, sanzioni e, nei casi gravi, possibili riflessi penali su condotte correlate.

Cosa non è: non è vietato insediarsi all’estero, neppure scegliere giurisdizioni fiscalmente convenienti. In UE vale la libertà di stabilimento: è abuso solo quando l’insediamento è meramente artificioso (assenza di sostanza economica reale). 

2) Il quadro legale aggiornato (2025–2026): norme, prassi e tendenze

Per progettare bene – o difendersi – serve una bussola normativa chiara.

Art. 73 TUIR (regola cardine)
Il criterio resta tripolare: sede legale, sede dell’amministrazione e oggetto principale. La prassi e la giurisprudenza concentrano l’attenzione sulla sede dell’amministrazione/direzione effettiva: il posto dove si assumono e si attuano le decisioni strategiche, amministrative, finanziarie e fiscali. 

Presunzioni e risposte AE
La disciplina include presunzioni relative di residenza per talune società/enti esteri controllati da soggetti italiani. L’Agenzia ha chiarito ambiti applicativi e prova contraria in più atti (es. Risp. 164/2023), utili per impostare la difesa documentale. 

Giurisprudenza recente di legittimità
Nel 2024–2025 la Cassazione ha rimarcato due principi: (i) la direzione effettiva non coincide con il luogo dei beni (sent. 17289/2024); (ii) l’esterovestizione è un principio generale spendibile anche oltre l’IRES (risalente 3386/2024 e successive note in dottrina); (iii) la sostanza prevale e la libertà di stabilimento non viene sacrificata se l’insediamento è genuino (es. 23707/2025). 

Cornice UE: libertà di stabilimento e anti‑abuso
Il diritto UE non vieta il risparmio d’imposta: vieta le strutture artificiose prive di realtà economica (“wholly artificial arrangements”). Nella pratica, il discrimine è la sostanza: uffici, persone, governance e funzioni reali nel Paese estero. 

3) Sede legale vs sede dell’amministrazione vs direzione effettiva: perché conta la sostanza

Spesso l’errore nasce da un equivoco: si pensa che basti “avere la sede legale” per essere al sicuro. Non è così. La direzione effettiva è un concetto funzionale: rileva dove maturano e si eseguono le decisioni che guidano l’impresa (piani, budget, finanza, fiscale, risk), non dove si trovano capannoni o cespiti. Lo ha ribadito la Cassazione 17289/2024, distinguendo chiaramente tra direzione e luogo dei beni sociali. 

Implicazione pratica: nella difesa non basta mostrare un contratto d’affitto estero; occorre provare che organi e manager operano davvero lì (riunioni, verbali, deleghe usate, workflow decisionale) e che conti, dati, clienti e fornitori sono gestiti dal Paese estero.

4) Il “puzzle della sostanza”: come si prova la sede effettiva all’estero

Per i verificatori il quadro si forma per indizi che devono essere gravi, precisi e concordanti. Nella pratica, la prova vincente è composita: ogni tassello ha un peso, ma è l’insieme che convince.

Introduzione al metodo
Prima di elencare gli elementi, è utile chiarire la logica: non c’è “una prova regina”. L’obiettivo è costruire coerenza tra governance, persone, luoghi, finanza, dati e catena del valore.

A) Governance e decisioni
I consigli di amministrazione, i comitati e le assemblee devono accadere davvero all’estero e lasciare traccia: convocazioni, agenda, minute con decisioni sostanziali, firme e follow‑up. Se le delibere chiave nascono o vengono validate sempre dall’Italia, la direzione effettiva “slitta” qui. 

B) Persone e funzioni
Conta chi lavora dove: amministratori delegati e dirigenti devono stare e operare in loco; l’HR deve mostrare organici adeguati, contratti locali, badge/log di accesso.

C) Luoghi e asset
Uffici reali (non PO box), metrature congrue, infrastruttura IT locale (amministrazione di sistema, server, change management). L’IT è spesso l’indizio dimenticato che tradisce la direzione reale.

D) Dati e finanza
Conti correnti locali operativi, deleghe bancarie estere, processi di tesoreria in loco; budget e reporting preparati e approvati all’estero; adempimenti fiscali nel Paese di insediamento. 

E) Catena del valore e clienti/fornitori
Contratti con legge/foro estero, trattative e firma in loco; supply chain tracciata (Incoterms, POD). Se tutto il business è negoziato e gestito dall’Italia, la tesi di residenza estera perde forza.

F) Documentazione e tracciabilità
Email/PEC aziendali, strumenti collaborativi con audit trail, firme elettroniche con geolocalizzazione; conservazione a norma.

Nota: ognuno di questi blocchi viene valutato secondo la logica del “più probabile che non”; la somma degli indizi costruisce o demolisce la narrativa difensiva. 

5) Come costruire il fascicolo di sostanza (versione 2025–2026)

Un fascicolo ben costruito fa la differenza. Prima in prevenzione (per dormire sonni tranquilli), poi in verifica (per reagire con metodo).

Perché serve
In molte contestazioni, l’Agenzia muove da “segnali” sparsi. Avere un dossier organizzato accelera le risposte e rafforza la credibilità della società.

Indice consigliato (con spiegazione)

• Profilo societario: statuto, assetto proprietario, organigrammi. Questo capitolo fotografa la struttura e anticipa eventuali “incroci” italiani, che vanno spiegati.
• Governance: verbali di CdA/assemblee, deleghe, comitati, decision log. È il cuore probatorio: mostra chi decide cosa e dove.
• HR: contratti locali, organici, buste paga, badge. Dimostra che non è una scatola vuota.
• Sedi/impianti: contratti di locazione, planimetrie, audit fotografici. Spostiamo il discorso dalla carta alla realtà fisica.
• Banche/finanza: deleghe, estratti, procedure tesoreria. Segue i flussi di potere e di denaro.
• Fisco: dichiarazioni, registrazioni IVA, eventuali ruling o interpelli locali. Mostra adempimenti effettivi.
• Operatività commerciale: contratti, supply chain, POD, CRM. Ancora sostanza: clienti e fornitori reali, gestiti all’estero.
• IT & dati: amministratori di sistema, server/cloud, policy; i log raccontano chi governa i sistemi.
• Compliance: policy ispezioni, privacy, whistleblowing, antibribery; indica un’organizzazione vera.
• Allegati: checklist, matrici rischio, timeline con prove puntuali.

Cadenza
Aggiornamento trimestrale (o semestrale per realtà stabili); audit annuale con verbale interno.

6) Governance & policy: allineare forma e sostanza

Quando policy e prassi si parlano, l’esterovestizione diventa un’accusa difficile da sostenere.

Questa sezione traduce la teoria in regole aziendali concrete, così che ogni reparto sappia cosa fare.

Linee guida operative:

• Board calendar: pianifica CdA e comitati nel Paese estero; alterna presenza fisica e collegamenti da remoto ben tracciati.
• Deleghe coerenti: attribuisci poteri effettivi ai manager locali e monitora l’uso delle deleghe.
• Decision log: registra decisioni chiave con luogo, partecipanti, materiali e follow‑up.
• Travel & remote: disciplina lo smart working transfrontaliero dei top manager per evitare che la direzione si sposti di fatto in Italia.
• IT governance: assegna admin locali, gestisci i change in sede estera, mantieni log e contratti con fornitori esteri.
• Contratti: privilegia legge/foro del Paese estero e spiega perché (business reale in loco).
• Banking: apri conti attivi in loco; fai transitare i pagamenti da lì; evita regie italiane sui flussi.

7) Errori tipici che “accendono” la contestazione

Prima di correggere, bisogna riconoscere i campanelli d’allarme più frequenti.

Introduzione
Gli errori che seguono non sono “vietati” in assoluto; sono indizi che, sommati, fanno massa critica.

Errori ricorrenti

• C.d.A. “di fatto” in Italia: i verbali sono esteri, ma i fatti (riunioni, decisioni, firme) avvengono spesso in Italia.
• PO box senza persone: ufficio virtuale, zero organico.
• Deleghe solo sulla carta: poteri attribuiti e mai usati in loco.
• Tesoreria gestita dall’Italia: home banking, firma dispositiva e scelte di cassa italiane.
• IT centrato in Italia: amministratori, server, backup, ticketing governati dall’Italia.
• Contratti “italiani”: legge/foro Italia, negoziazioni e firme in Italia per affari della società estera.
• Clienti/fornitori gestiti da team italiani.
• Board package preparato in Italia e “ratificato” all’estero senza discussione.

8) Protocollo Giorno 0 — Se devi affrontare una Verifica:

Le verifiche sulla residenza nascono spesso da indagini documentali e informatiche. Un protocollo condiviso protegge diritti e qualità dei verbali.

Di seguito un flusso operativo per governare l’accesso senza irrigidire i rapporti con l’Amministrazione.

Passi chiave (spiegati)

• Accoglienza e trasparenza: chiedi ordine di servizio, identità/ufficio dei funzionari, oggetto dell’accesso; registra tutto. Questo non è ostruzionismo: è la base di una difesa corretta.
• Perimetro: assegna una stanza, accompagna i verificatori; chiarisci quali spazi sono pertinenti, evitando “spedizioni” non autorizzate.
• Portavoce unico: designa chi risponde; coinvolgi subito il legale e, se serve, i manager esteri (anche da remoto).
• Registro richieste: ogni richiesta va messa per iscritto; le consegne avvengono con lettera di trasmissione ed elenco; applica il principio di pertinenza.
• Verbali: leggili con calma, chiedi correzioni, inserisci osservazioni e riserve prima di firmare.

Se vuoi una vera e propria checklist completa di prevenzione pensata per il tuo caso specifico, non esitare a contattarci:

Contatti: 📩 info@bcfm.legal · ☎️ +39 02 5656 7295 (o box di contatto)

10) Caso studio veloce: – “Madeira, i fatti contano”

Gli esempi aiutano a tradurre le regole in decisioni. Questo caso è rielaborato da un’esperienza reale.

Scenario
Gruppo italiano istituisce holding a Funchal per servizi marittimi. Contestata residenza in Italia: “cervello a Milano”.

Fatti organizzativi

• 52 dipendenti in sede (amministrazione, operation, compliance).
• CdA regolare in loco, con agenda sostanziale; deleghe operative usate.
• Conti e tesoreria locali; contratti con legge/foro portoghese; clienti/fornitori gestiti in sede.
• IT: amministrazione di sistema e ticketing gestiti in Portogallo; log conservati.

Difesa
Fascicolo completo; audit fotografici; log IT; dichiarazioni fiscali portoghesi; documentazione su decisioni assunte e attuate in loco.

Esito
Contestazione ridimensionata; riconoscimento della sostanza; residenza estera confermata in via amministrativa.

11) Q&A — Le domande più frequenti sull’Esterovestizione e le società estere (2025–2026):

Le risposte seguenti sono pensate per sciogliere dubbi ricorrenti; non sostituiscono la valutazione sul caso concreto.

1) Se la sede legale è all’estero, posso stare tranquillo?
No. È un indizio utile, ma conta dove si colloca la direzione effettiva e la sede dell’amministrazione. citeturn0search15

2) La direzione effettiva coincide con il luogo dei beni aziendali?
No. La Cassazione ha chiarito che non vanno confusi: ciò che rileva è dove si assumono le decisioni amministrative, fiscali e finanziarie. citeturn0search1

3) Posso insediarmi in un Paese a fiscalità più leggera senza rischiare?
Sì, se c’è sostanza economica reale: uffici, persone, governance e operatività genuine in quel Paese; l’abuso nasce quando l’assetto è meramente artificioso. citeturn0search13

4) Quante riunioni di CdA devo fare all’estero?
Non esiste un numero. L’attenzione cade su coerenza e tracciabilità: riunioni sostanziali, materiali preparatori, esecuzione in loco.

5) Se i server sono in Italia, sono a rischio?
L’IT è un indizio forte. Meglio amministrazione di sistema e governance in loco; documenta contratti e log.

6) Le presunzioni AE valgono sempre?
Sono relative e superabili con prova contraria. Conosci bene il loro perimetro (es. Risp. AE 164/2023). citeturn0search3

7) La Cassazione 2025 cosa dice di nuovo?
Ribadisce l’equilibrio: la scelta estera non è, da sola, abuso; l’Amministrazione deve dimostrare la mancanza di sostanza economica; la difesa deve documentare la realtà dell’insediamento. citeturn0search9

12) Conclusione — Prevenire è meglio che difendersi (ma serve metodo)

La frontiera tra lecito e illecito, quando si parla di società estere, passa da una parola: sostanza. Nel 2025–2026 non basta una sede legale o qualche contratto: bisogna poter mostrare, in modo semplice e coerente, chi decide, dove lavora, quali mezzi usa e come si svolge il business in loco.
Investire in governance, fascicolo di sostanza e policy non è burocrazia: è la migliore assicurazione contro accuse di esterovestizione ed è il modo più efficiente per affrontare eventuali verifiche. La giurisprudenza recente e la prassi dicono la stessa cosa: libertà di stabilimento sì, ma senza strutture artificiali. E quando i tasselli del puzzle sono al loro posto, la difesa è molto più solida. 

BCFM Tax & Legal al tuo fianco per proteggerti dall’Esterovestizione – Come possiamo aiutarti:

Se hai una società estera o stai progettando un insediamento fuori Italia, possiamo supportarti con:

• Check di sostanza (audit governance, HR, banking, IT, supply chain) e costruzione del fascicolo;
• Policy e deleghe: board calendar, decision log, travel & remote, IT governance;
• Gestione verifica: protocollo Giorno 0, osservazioni ai verbali, contraddittorio;
• Contenzioso: difesa tecnica su residenza/esterovestizione.

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Disclaimer
Questo contenuto ha finalità informative e non sostituisce una consulenza professionale sul caso concreto. Le fonti indicate sono aggiornate alla data di pubblicazione: verifica eventuali aggiornamenti normativi o giurisprudenziali successivi.